Ecco 4 modi in cui l’utilizzo della posta elettronica può ostacolare la crescita dell’impresa secondo Ryan Holmes. La posta elettronica:
- assorbe parecc
hio tempo. Secondo il McKinsey Global Institute and International Data Corp un lavoratore medio dedica allo scambio di mail circa 2 ore e 14 minuti al giorno, tutti i giorni, spulciando in una media di 114 messaggi. - non è stata progettata per la collaborazione e la condivisione.Funziona bene se lo scambio è one to one ma diventa insufficiente quando entrano più persone nella discussione. Può facilmente capitare ad esempio di perdere traccia della versione più recente di un file.
- può diventare una trappola per la conoscenza. Nella propria casella di posta ci sono messaggi privati ma ci saranno altrettanti messaggi i cui contenuti possono tornare utili anche agli colleghi di lavoro. McKinsey stima che sbloccare questa conoscenza accumulata intrappolata nella casella di posta elettronica potrebbe aumentare la produttività fino al 14 per cento.
- rischia di essere “antisociale”. Spesso la casella di posta diventa un cimitero per le buone idee. Messaggi brillanti e scintillanti intuizioni sono accuratamente scritte, inviate, lette da una persona e poi dimenticate. Rispetto ai social network dove i membri di un qualsiasi gruppo possono condividere messaggi con altri gruppi, l’email è limitante quando occorre una condivisione.
Queste osservazioni ci indicano come uno strumento collaudato e ormai fondamentale possa dare origine a difficoltà poco visibili, nascoste proprio dall’impiego massiccio dello strumento.
Vista l’importanza del mezzo, ecco le 10 cose da fare per migliorare il suo utilizzo:
- metti sempre un “soggetto” significativo per chi riceve; evita il soggetto vuoto, ma anche “Importante! Leggere subito!”, meglio “Da fare entro venerdì”, oppure “Il file che mi hai chiesto”; meglio ancora un soggetto più esplicito, come “Venerdì saremo in 15, serve forse una sala più grande?”
- mantieni il messaggio il più possibile specifico e focalizzato; se il messaggio contiene diversi punti è bene usare un elenco puntato per evidenziarli, ma meglio ancora dividerli in più messaggi;
- crea un messaggio leggibile: paragrafi corti, usando frasi costruite in modo semplice; parole importanti possono essere evidenziate; attenzione però: chi riceve potrebbe non avere un lettore email che mostri il grassetto o la dimensione del carattere; meglio talvolta usare gli asterischi per evidenziare *enfasi* su una parola o frase;
- evita gli allegati: invece di allegare un file che il lettore dovrebbe aprire e leggere in un diverso programma, se possibile copia e incolla la parte più importante del documento in questione nel corpo del messaggio;
- identificati in modo chiaro; se è meno importante nei messaggi fra contatti abituali (salvo che il messaggio potrebbe anche essere girato ad altri dal ricevente), è importante per contatti che non ci conoscono, oppure quando occorre fare seguito ad un primo incontro di persona, potrebbe in tal caso essere utile iniziare con una riga che rinfreschi la memoria: “E’ stato un piacere conoscerla nella riunione di giovedì scorso”
- non scrivere in preda alla rabbia. Spesso le email scritte istintivamente sono poco costruttive; meglio lasciar passare il momento, e successivamente impressionare i riceventi per la nostra capacità di autocontrollo e di stile;
- rileggi il messaggio per curare meglio la chiarezza, lo stile, e togliere qualche errore di battitura;
- non assumere che il messaggio resterà privato; non inviare nulla che non vorresti fosse appeso in un luogo pubblico con il tuo nome sotto;
- rispondi prontamente, anche se la risposta sarà “Scusa ma in questi giorni sono molto occupato, risentiamoci fra un paio di settimane”
- evita il surplus di persone in “Copia conoscenza”, mantieni il messaggio diretto alle persone strettamente interessate.
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