Ecco alcune prassi e alcuni consigli per il miglioramento della comunicazione interna.
Per una maggiore disponibilità di informazioni
- Istituzione o gestione di una rete intranet, suo potenziamento.
- Istituzione di una bacheca o di altre modalità di disponibilità collettiva dell’informazione cartacea (ad es. luogo in cui sono disponibili pubblicazioni, raccolte di procedure, ecc.).
- Utilizzo di locandine, di stampa interna o distribuzione di fascicoli informativi su specifici argomenti.
Per aumentare la velocità delle comunicazioni
- Cambiare o innovare le tecnologie disponibili (ad es. cellulari, reti informatiche).
- Rendere coerente il mezzo utilizzato con il tipo di contenuto e con il livello di urgenza (telefono? posta elettronica? incontro di persona? ecc.).
- Istituire in precedenza una cadenza di riunioni nei momenti in cui l’informazione deve tempestivamente circolare.
Per una maggiore certezza del destino dell’informazione, per un governo del processo
- Istituire una procedura scritta sulle modalità di flusso dell’informazione.
- Designare formalmente un responsabile del flusso informativo in oggetto.
- Chiedere conto formalmente o informalmente del risultato ottenuto al responsabile del flusso informativo.
- Chiedere feedback ai destinatari – conferma di ricezione, domande di chiarimento, ecc. – e monitorarne l’andamento (ad es. quanti hanno ricevuto entro 5 gg? quanti entro 10 gg?).
Per influenzare il clima, per ottenere un coinvolgimento
- Tendere a comunicazioni meno anonime e più individualizzate.
- Istituire momenti di contatto personale – colloquio, riunione periodica – ove abbia luogo la comunicazione.
- Utilizzare momenti di incontro già esistenti e con valenza simbolica – ad es. incontri formativi, ecc. –, per un contatto personale e per veicolare le informazioni.
Per migliorare la qualità del feedback
- Progettare in anticipo le modalità di feedback (come vorrei avere un ritorno di informazione?).
- Sollecitare e valorizzare il feedback, strutturarne il flusso (mezzi, tempi, informazioni richieste).
- In caso di feedback poco informativo o assente, richiedere modalità più precise.
- Istituire modalità collettive di feedback (riunione, questionario via posta, ecc.).
Per migliorare in generale la comunicazione interna
- Istituire un monitoraggio di indicatori della qualità della comunicazione interna.
- Istituire momenti di riflessione sul miglioramento della comunicazione interna.
- Gestire le responsabilità funzionali sulla comunicazione e sul clima.
- Bilanciare attentamente la necessità di formalizzare le procedure di comunicazione con la necessità di comunicazione informale.
Tratto da Bisio C. “Comunicare in azienda. Manuale di sopravvivenza per manager”, Angeli, 2004.
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