Coaching sulla delega: i 10 must e i 4 errori più frequenti

Che fine hanno fatto le buone prassi nella delega? Si tende a parlare più di moduli e di articoli di legge che di buone prassi manageriali dell’arte di delegare.

La delega può essere opportuna per diverse ragioni, fra cui:

• è un modo per aiutare i collaboratori ad apprendere e crescere;
• per il manager che delega, è uno strumento di time management.

Per delegare efficacemente occorre avere abilità gestionali complesse: la capacità di individuare obiettivi, di organizzare il lavoro, ecc. Ma su quali attenzioni si basa una buona delega? Vediamo le 10 cose da fare e le 4 cose da evitare.

Le 10 cose da fare assolutamente nella delega:

1. renditi disponibile a pensare di fare le cose diversamente da come le avresti fatte tu; per delegare in modo sereno devi essere pronto a confrontarti con punti di vista e modi di fare diversi;
2. chiarisci le finalità del compito delegato; non solo vi deve essere una chiarezza sul cosa fare, ma anche sul perché serve, perché in quel modo, che significato complessivo ha il contributo del collaboratore all’interno del processo;
3. fai in modo che il collaboratore possa dire di no – ovviamente se il tipo di delega e la qualifica del collaboratore lo consentono –; comunque prendi atto del livello di disponibilità a ricevere delega: può essere utile sia nel gestirla sia nel pensare alle possibilità di sviluppo del collaboratore o ai supporti da fornirgli;
4. segui la catena di comando: delega persone che rispondono a direttamente a te. Se vuoi coinvolgere persone di un altro team lascia spazio di decisione anche al responsabile di quella squadra;
5. alcuni compiti possono essere facilmente svolti da una persona, ma se hai intenzione di delegare un grosso lavoro considera l’idea di coinvolgere più persone in modo che si occupino di una piccola parte del lavoro ciascuna;
6. fornisci la necessaria legittimazione presso gli altri collaboratori dell’autorità conferita; questo è un aspetto al quale spesso non si pensa: se io so di avere delegato il mio collaboratore a fare una certa cosa, e se per farla gli serve la collaborazione o semplicemente le informazioni da parte di altri, come fanno questi ultimi a sapere a quale titolo il nostro collaboratore sta loro chiedendo collaborazione/informazione?
7. identifica che cosa necessita di approvazione preventiva e che cosa il collaboratore può fare autonomamente;
8. chiarisci quando saranno i momenti specifici in cui il collaboratore potrà fare domande o ricevere guida; o quali forme/canali di comunicazione attivare a tal fine;
9. specifica quali report provvisori il collaboratore dovrà produrre per informarti dell’andamento, in quali tempi, con quali informazioni;
10. chiarisci molto bene i ruoli interfaccia, i confini di spesa, di tempo, di risorse, la  data per il completamento, i margini di discrezionalità, i limiti e vincoli imposti, gli standard attesi.

• la delega non deve essere un modo per far fare ad altri le cose che non ci piacciono o, peggio ancora, rispetto alle quali abbiamo difficoltà di comprensione; se non conosciamo bene ciò che deleghiamo, come faremo poi a controllare? Servono le persone con le giuste capacità e conoscenze. I migliori compiti da delegare sono quelli in cui i collaboratori hanno più esperienza e informazione di te;
• non sottostimare le potenzialità delle persone; è meglio dare loro la possibilità di  crescere e di dare prova delle loro capacità; naturalmente attraverso una gradualità che garantisca sia il capo che il collaboratore – cfr. oltre – ed il supporto ed il controllo necessari;
• non delegare cose che non possano essere controllate, misurate, rese oggetto di monitoraggio; i compiti delicati, dove non è concesso errore, è meglio svolgerli direttamente; e piuttosto delegare lavori di più basso profilo per potersi concentrare su quelli critici;
• non ritirare una delega assegnata perché potresti fare meglio e prima da solo: se mai aiutare il collaboratore a fare meglio o prima; se per fare soldi occorrono soldi, per risparmiare tempo occorre investire tempo.