I 9 consigli fondamentali per una formazione coinvolgente e utile

da | Mag 18, 2017 | Comunicazione, Formazione e sviluppo, Management

“Ogni mattina un formatore si alza e sa che dovrà realizzare una formazione coinvolgente e utile; ogni mattina un responsabile della formazione si alza e sa che dovrà organizzare una formazione coinvolgente e utile. Non importa che tu sua un formatore o un responsabile delle formazione, ma nel tuo lavoro devi creare formazione coinvolgente e utile”; potrebbe iniziare così un articolo che vuole dare alcuni suggerimenti fondamentali sul tema.

Prima è bene constatare che su 100 giornate di formazione realizzati, solo una piccola parte è fatta molto bene e quindi lascia alle persone e all’organizzazione il massimo del valore aggiunto; il resto è formazione fatta in modo da rendere i partecipanti spettatori passivi per la maggior parte del tempo, oppure è coinvolgente ma inutile (provate a fare un buon corso di cucina in un’azienda metalmeccanica; probabilmente finirà fra gli applausi; sulla sua utilità si potrebbe discutere).

Da dove iniziare quindi, per il formatore al quale venga chiesto di realizzare “un corso” per un certo gruppo di persone? Credo che alcuni punti fondamentali siano i seguenti:

  • adatta il tuo messaggio all’azienda e al gruppo che hai di fronte; prima di realizzare la formazione è bene raccogliere informazioni sul lavoro che svolgono le persone che incontrerai, fare almeno un sopralluogo, parlare con alcuni di essi, raccogliere i documenti fondamentali che supportano il loro lavoro; questo vale anche se hai già un corso “pronto all’uso”, anzi, vale ancor di più in queste occasioni;
  • individua quelli che sono chiamati “obiettivi di apprendimento”, discutendoli con il committente, ascoltando alcuni fra i partecipanti, basandoti su quello che hai visto e ascoltato; mettici però del tuo e proponi obiettivi, fornisci il valore aggiunto della tua consulenza: non sempre committenza e partecipanti hanno le idee così chiare, gli obiettivi vanno discussi, non “raccolti” passivamente;
  • prepara delle attività, non solo un percorso di contenuti; la domanda che guida il formatore centrato sui contenuti è “cosa gli racconto?”; quella del formatore centrato sul coinvolgimento è “come li coinvolgo?”; ovviamente entrambe le domande sono importanti; spesso si sopravvaluta la prima mettendo a punto dei powerpoint molto completi, ma non si pensa in che modo le persone debbano essere attivate; e non sto parlando di un rompighiaccio iniziale, parlo proprio delle attività con cui le persone dovranno confrontarsi per apprendere (analisi di casi, lavoro in gruppi, discussioni guidate, ecc.; mille sono le cose possibili);
  • gestisci e struttura le aspettative iniziali; ciò significa comprendere cosa pensano le persone che stanno facendo il loro ingresso in un’esperienza di formazione; ma anche aiutare le persone a ri-strutturare aspettative coerenti con ciò che a loro serve; ascoltare le aspettative iniziali serve al fine di ristrutturarle o confermarle; e talvolta di utilizzarle per meglio declinare il percorso di apprendimento;
  • impara a distinguere quando devi creare una certezza da quando devi creare un dubbio; spesso la prima è la formazione tecnica e procedurale; mentre la seconda è la formazione che voglia creare il cambiamento; e spesso nella formazione vi è una componente dell’uno e dell’altro; fornire risposte dove occorra generare domande è inutile, come lasciare domande aperte dove occorrano risposte;
  • appassionati a quello che stai facendo e alle storie che le persone vogliono esprimere; capire che ogni persona è un mondo, e che ogni gruppo è un organismo ti può aiutare a essere meno distante e a farti sentire più vicino alle persone e al loro lavoro; in molta formazione, è bene non aspettarsi “domande”, ma storie e episodi che le persone hanno dentro che che vorrebbero raccontare; la loro espressione va incoraggiata, gestita nei tempi, valorizzata a vantaggio del gruppo e degli obiettivi; spesso queste storie ed episodi sono nascosti sotto forma di “domande”, cerca di arrivare a coglierli;
  • non dare per scontato che il messaggio arrivi grazie ai contenuti che esprimi; esso arriva piuttosto quando le persone riescono a fare dei collegamenti fra quello che presenti e ciò che serve a loro o li interessa davvero; quindi sono importanti le usuali tecniche di public speaking efficaci, ma devono supportare un’appropriazione da parte dei presenti; e questa avverrà probabilmente con modalità diverse persona per persona; il messaggio non arriva quindi per i contenuti, ma per le modalità che usi per presentare;
  • gestisci i tempi; è l’errore più comune anche fra i formatori con esperienza quello di andare lunghi nei tempi, o qualche volta invece di chiudere in anticipo; preparati delle attività supplementari nel caso il gruppo fosse poco reattivo; e gestisci bene i tempi di intervento (tuoi e altrui) e le attività con l’orologio in vista;
  • raccogli feedback e utilizzalo; è bene lasciarsi margini di flessibilità per utilizzare i feedback che le persone ci danno (spontaneamente o su sollecitazione); raccogliere feedback significa ascoltare ed osservare il gruppo e le singole persone, il loro interesse, i loro stati d’animo, le loro domande, specialmente quelle che non fanno. Non fare l’errore di raccogliere feedback solo al termine; già una raccolta di aspettative fatta all’inizio è un feedback su come l’esperienza formativa è stata presentata e introdotta.

Fare una formazione efficace è un’arte, e non può basarsi su semplici “ricette”; però anche nell’arte esistono criteri e principi che aiutano l’artista.